はじめに
会社の経営を円滑に進めていくうえにおいて、総務・庶務部門が果たす役割にはきわめて大きいものがあります。このため、大半の会社が総務課・庶務課あるいは総務部を設けています。
総務・庶務部門の業務は、その性格上多岐・広範囲にわたりますが、いずれの業務も、効率的・統一的に行っていく必要があります。担当者によってその取り扱いに差異が生じたり、場当たり的に対応するといったことがあってはなりません。
総務・庶務部門の業務を効率的・統一的に行っていくためには、その業務内容の性格や会社の実態に即して、取扱基準・処理要領を「規程」という形で合理的に定めることが必要です。
本書は、総務・庶務規程の作り方を実務に即して具体的に解説したもので、次の12章から構成されています。
第1章 組織・職位・職務権限
第2章 株主総会・役員会
第3章 印章・文書・名刺
第4章 事務用品・携帯電話・郵便・会議室
第5章 パソコン・ITシステム
第6章 自動車・バイク・駐車場
第7章 受付・警備・防火
第8章 不動産・知的財産管理
第9章 顧客情報管理
第10章 取引先関係
第11章 寄付・対外関係
第12章 有事への対応
いずれの規程も、はじめにその趣旨を簡単に解説したうえで、規程に盛り込むべき主要な事項を列挙しました。そして、それらを踏まえて、モデル規程を紹介しました。
会社で使われる規程は、簡潔で分かりやすいものでなければなりません。このため、モデル規程の作成に当たっては、簡潔さ・分かりやすさに十分配慮しました。
会社は、経営を取り巻く環境が厳しさを増す中で、総務・庶務関係の業務を合理的・効率的に遂行していくことが求められています。本書が、総務・庶務関係の業務の合理化・効率化に役立つことができれば幸いです。
最後に、本書の出版に当たっては、経営書院の皆さんに大変お世話になりました。ここに記して、厚く御礼申し上げる次第です。
2006年5月
荻原勝
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